کلمات مناسب
نوشته ام را با این جمله ی معروفی شروع می کنم و جمله اینست که :" اگر می خواهید دنیایتان تغییر کند؛ قبل از همه چیز کلمات خود را تغییر بدهید".
چرا که کلمات دارای بار معنایی هستند و همچنین اینکه کلمات با بار معنایی متفاوت موقعیت ها و شرایط متفاوتی را در زندگی برای شما ایجاد می کند.
همه ما انسانها در همه حال در حال تبادل اطلاعات با انسان های محیط پیرامون خود هستیم؛ به بیانی هم می توان گفت که تمامی انسانها در همه حال در حال خرید و فروش اطلاعاتی هستند حتی زمانی که با یک دوست در حال گپ زدن هستیم؛ چرا که در همان حال هم در حال انتقال یکسری اطلاعات با آنها هستیم و به بیانی بنا به نظر بزرگان علم ارتباطات ما با یک دوست و خانواده ی خود در حال خرید و فروش اطلاعات هستیم.
فرض کنید که زمانی بر سر مسئله ای مهم با یکی از اعضای خانواده ی خود در حال گفتگو هستیم و زمانی که پس از زمانی گفتگو به یک چمع بندی با او می رسیم و ما موفق می شویم که او را قانع کنیم؛ آن زمان می توان گفت که لحظه ای که او صحبت ما را می پذیرد ما موفق شدیم که صحبتمان را به او بفروشیم؛ گرچه که پولی دریافت نشده باشد؛ اما ما انرژی خود را به او انتقال دادیم و او نیز این انرژی ما را دریافت کرده است و ما یک فروشنده بودیم و گفتگوی خود را فروخته ایم.
پس تمام انسانها به بیانی در حال فروش هستند و زمانی که ما صحبت دیگری را می پذیریم به این معناست که او اطلاعاتی را به ما فروخته است و ما نیز متقابلا خریدار این گفتگو بوده ایم؛ پس ما همگان فروشنده هستیم و در همه حال در حال داد و ستد اطلاعاتی هستم.
به نقل از منابع معتبر بسیاری، برخی کلمات چهار حرفی وجود دارد که هیچ گاه نباید در ارائه خدمات به مشتری بیان کنیم؛ این کلمات زشت و بد نیستند، بلکه عبارتند از: نیاز، باید، عاجز( نمی توانم)، آسان،صرفا، تنها و سریع.
این کلمات جلوی برقراری ارتباطات سالم را می گیرند. آنها مثل پرچم قرمزی هستند که اعلان خصومت می کنند، بحث های خوب را تخریب می کنند و باعث تاخیر پروژه ها می شوند.
وقتی از این کلمات چهار حرفی استفاده می کنید، یک موقعیت سیاه و سفید ایجاد می کنید. در حالی که حقیقت به ندرت سیاه و سفید است. گاهی می بینیم که افراد ناراحت می شوند و در پی آن مشکلات بروز می کند و موجب القای تنش و درگیری بی دلیل می شود.
دلایل ایراد داشتن برخی از آنها از این قرار است:
نیاز: مواردی که حتما باید به نتیجه برسند خیلی کم هستند. به جای به کار بردن " نیاز" بهتر است بگویید " شاید" یا" در مورد این چه فکر می کنید؟" یا " این چگونه به نظر می رسد؟" یا " آیا فکر می کنید از پس آن بر می آییم؟"
عاجز( نمی توانم): وقتی می گویید از انجام کاری عاجزم( نمی توانم) شاید واقعا این طور نباشد و از پس آن برآیید. گاهی اوقات حتی این نمی توانم ها با هم در تضاد هستند:" نمی توانیم این گونه کار را راه اندازی کنیم، چون کاملا درست نیست" در برابر" نمی توانیم زمان بیشتری را صرف این کار کنیم، چرا که باید زودتر عرضه شود"هر دو این عبارات، نمی توانند درست باشد، یک لحظه صبر کنید! می توانند؟
آسان: آسان بودن کلمه ای است که برای توصیف وظیفه افراد دیگر به کار می رود. این کار باید برای شما آسان باشد، درست است؟ اما توجه داشته باشید که افراد به ندرت وظایف خود را آسان توصیف می کنند.
این کلمات چهار حرفی اغلب در طول مباحثات مطرح می شوند و به محض اینکه بیان شوند، یافتن راه حل را دشوار می کنند. آنها با قرار دادن دو چیز مسلم در برابر یکدیگر، شما را به حاشیه می رانند. جنجال ها در همین جا رخ می دهند و نمی توانید میانه را بگیرید.
این کلمات به خصوص زمانی خطرناک هستند که آنها را پی در پی استفاده می کنید: نیاز داریم این ویژگی را همین الان اضافه کنیم. بدون این مورد از عرضه ی محصول عاجز هستیم( نمی توانیم)؛ به دنبال آن در مباحثات و خرید و فروش ها و تمامی عرصه های دیگر موفق نخواهیم بود.
این را باید بدانیم که همه ما خواستار آن هستیم. این تنها یک کار کوچک است، بنابرین آسان خواهد بود. باید بتوانیدخیلی سریع آن را انجام دهید! چند کلمه با صدها فرضیه؛ این دستورالعملی برای فجایع بزرگتر دیگر است.
رعایت این موارد بسیار کاربردی است.